De werksector heeft te maken met razendsnelle ontwikkelingen: wat nu gangbaar is, kan over een jaar alweer achterhaald zijn. Dat geldt zowel voor de technologie als voor je bedrijfsstrategie en je werkwijze. Maar ook de manier waarop je met je personeel omgaat, evolueert. Een belangrijk element hierbij wordt gevormd door de afspraken die je met elke werknemer maakt. Wat moet je weten over de arbeidsovereenkomst van toekomst?
Afspraken op papier
Een arbeidsovereenkomst is niets meer dan een op papier vastgelegde versie van de afspraken die je met je werknemers maakt. Door dit te doen, weten beide partijen wat ze kunnen verwachten, waar ze zich aan moeten houden en wat de gevolgen zijn als dat niet gebeurt. In principe mag je – in overleg met je werknemers – zelf bepalen wat je opneemt in zo’n contract. Op de wettelijk verplichte punten na, natuurlijk.
Werkgever is de baas
De werkgever heeft bij het vastleggen van een arbeidsovereenkomst een gezaghebbende positie. Hij is ‘bevoegd tot het geven van aanwijzingen’: de zogenaamde instructiebevoegdheid.
Onder de instructiebevoegdheid vallen onder meer gedragsregels, kledingvoorschriften en huisregels. Als werkgever mag je ingrijpen op het moment dat een werknemer zich niet aan bepaalde regels houdt. Deze specifieke voorschriften hoeven overigens niet stuk voor stuk opgenomen te worden in een arbeidsovereenkomst.
Een arbeidsovereenkomst is al meer dan een eeuw oud
De arbeidsovereenkomst bestaat al een tijd. De regelgeving waarin de betrekking tussen de werkgever en de werknemer is geregeld, zag het levenslicht in 1838 en werd in Nederland in 1907 voor het eerst wettelijk bepaald.
In een arbeidsovereenkomst zijn onder meer de duur van het contract, het aantal werkuren en de hoogte van het salaris vastgelegd: de arbeidsvoorwaarden. Er staan vaak veel – soms eindeloos veel – verschillende punten in een arbeidsovereenkomst. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de manier waarop de werknemer zich zou moeten gedragen, de verantwoordelijkheden van de werkgever en wat de verlof- en vakantieafspraken zijn. Maar ook de secundaire arbeidsvoorwaarden vind je erin terug. Die zijn voor veel werknemers trouwens minder belangrijk dan je zou denken.
Een A4’tje of 15 is geen uitzondering voor een arbeidsovereenkomst. Het ondertekenen van een contract is dan vaak ook niet zomaar gepiept.
Opvallende recente ontwikkelingen binnen de werksector
Arbeidsovereenkomsten zien er al heel lang in grote lijnen hetzelfde uit. Wel zijn er de laatste jaren een paar nieuwe dingen toegevoegd, waarvan je op de hoogte moet zijn. We noemen er 3.
1. Relatiebeding en social media
In veel arbeidsovereenkomsten is een relatiebeding opgenomen. Dit houdt in dat het voor werknemers niet toegestaan is om binnen een bepaalde periode na beëindiging van het contract te gaan werken voor een concurrent. Ook contact leggen met klanten van de voormalig werkgever mag niet.
Het is aan te raden om per individuele situatie en per functie een specifiek relatiebeding op te stellen. Bij een vast contract zal dit over het algemeen strenger zijn dan bij een tijdelijk contract.
Het relatiebeding is geen nieuw verschijnsel. Wat wel nieuw is, is de rol die social media de afgelopen jaren hierbij is gaan spelen. Veel mensen zijn actief op sociale netwerken als LinkedIn, Facebook of Twitter. Contact is op deze manier gemakkelijk gelegd. Er zijn de laatste jaren diverse rechtszaken over het gebruik van social media gevoerd. Het is daarom verstandig om specifiek het gebruik van social media te vermelden bij het relatiebeding in een arbeidsovereenkomst.
2. Contract aanzeggen via WhatsApp
Sinds 2015 moet elke werkgever uiterlijk één maand van tevoren aan een medewerker laten weten of zijn of haar contract verlengd wordt of niet. We hebben het dan vanzelfsprekend over een tijdelijk contract. Het aanzeggen van een contract moet schriftelijk gebeuren, zegt de wet.
Bij ‘schriftelijk’ denk je aan een brief, of misschien een e-mail. Maar is een bericht via WhatsApp ook schriftelijk? In juni 2015 oordeelde een Amsterdamse rechter dat je inderdaad via WhatsApp een contract mag aanzeggen. Van de boete van één maandsalaris, die de werkgever moet betalen als hij niet op tijd schriftelijk een aanzegging doet, was in dit specifieke geval daarom geen sprake.
Het is niet de meest nette manier om je werknemer op de hoogte te stellen, maar het is goed om te weten dat je als werkgever wel in je recht staat in een dergelijke situatie.
3. Van tijdelijk naar vast contract
Op 1 januari 2015 is het arbeidsrecht op het gebied van tijdelijke contracten gewijzigd. Tot dat moment was je als werkgever verplicht een werknemer na 3 op elkaar volgende tijdelijke contracten binnen een periode van 36 maanden een vast contract aan te bieden. Dit is nu niet meer het geval: je moet een werknemer een vast contract geven na een aaneengesloten periode van 24 maanden. De 3-contracten-regel geldt wel nog steeds.
Voor werkgevers betekent dit dat er goed nagedacht moet worden over de waarde die een medewerker heeft voor je organisatie. Binnen 2 jaar moet je beslissen of je iemand vast in dienst neemt of niet. De beste specialisten hebben zich in die periode over het algemeen overigens wel bewezen.
Dit kun je beter niet doen
Zijn er ook nog dingen die je beter niet kunt doen, als het aankomt op een arbeidsovereenkomst? Ja, die zijn er zeker. 4 voorbeelden van veelgemaakte fouten:
1. Je bedrijfsregels niet overhandigen
Als je een werknemer niet je personeelsreglement overhandigt, heeft hij of zij de mogelijkheid bij een eventuele overtreding hiervan het standpunt in te nemen dat de regels niet voor hem of haar gelden. Dit kun je voorkomen door direct duidelijk te zijn over wat binnen jullie organisatie wel en niet kan. Ook bij een wijziging is het van belang dat je al je medewerkers hiervan op de hoogte stelt.
2. Een verkeerde opzegtermijn afspreken
Door niet de goede opzegtermijn af te spreken met een medewerker, kun je voor een vervelende verrassing komen te staan als je een contract wilt aanzeggen. Een dure, vooral. Bij een arbeidsduur van minder dan 5 jaar geldt een opzegtermijn van 1 maand; vervolgens komt er voor elke 5 jaar een maand bij, tot een maximum van 4 maanden.
3. Geen boeteclausule opnemen
Bij een beding in de arbeidsovereenkomst waarbij overtreding ernstige gevolgen voor je organisatie kan hebben – zoals een geheimhoudingsbeding – moet je altijd een boeteclausule opnemen. Doe je dit niet, en je wilt een werknemer volgens dit beding aansprakelijk stellen, dan zul je moeten aantonen wat precies de schade is die je bedrijf van zijn of haar actie(s) heeft ondervonden.
4. Variabel loon niet ‘inclusief vakantiegeld’ uitkeren
Nog een dure vergissing: niet in de arbeidsovereenkomst vastleggen dat variabel loon –bijvoorbeeld een bonus – inclusief vakantiegeld is. Dit draait erop uit dat je over dit variabele loon alsnog vakantiegeld zult moeten betalen. Volgens de wet, althans. Die bonus wordt op deze manier wel een hele flinke.
Het vinden van goede ICT’ers is een kunst op zich. Maar zorg ervoor dat, wanneer je een nieuwe werknemer hebt aangenomen, je arbeidsovereenkomst in orde is. Dat scheelt een hoop gedoe.
