Home /
Blog /
Verbetering van je productiviteit? – Gebruik triage

Verbetering van je productiviteit? – Gebruik triage

zondag 12 oktober 2014

Inleiding

Op de werkvloer wordt veel van je gevraagd. Er wordt verwacht dat je te allen tijden beschikbaar bent. Beschikbaar voor je klanten, je werkgever en je collega’s. Zowel vakinhoudelijk als op sociaal vlak wordt van je verwacht dat je on top of your game presteert. Je hoort problemen aan van je klanten, maar ook van je collega’s. Je denkt mee bij interne processen, je bent in staat geschillen te beslechten en kritiek te verwerken. Eigenlijk wordt er van je verwacht dat je jezelf continue ontwikkelt. Zowel vakinhoudelijk als op de werkvloer. Dat ontwikkelen doe je onder constante druk. Je mailbox staat vol, je krijgt er steeds meer ‘assignments’ bij en je werktelefoon staat roodgloeiend. Je hebt waarschijnlijk een hele mooie, uitgebreide, ‘to do’ lijst. Een uitroepteken geeft aan dat het dringend is. En aan het eind van de dag of week hoop je dat dat ‘to do’ lijstje leeg is. Maar, vaak kom je erachter dat dat ‘to do’ lijstje niet leeg raakt. Taken blijven zich opstapelen en je ziet door de bomen het bos niet meer.

Als oplossing voor het omgaan met werkdruk wordt vaak als magisch antwoord gegeven; stel prioriteiten. Ons beeld bij prioriteiten stellen is universeel. We zetten de taak die het allerbelangrijkste is bovenaan, gevolgd door een taak van minder groot belang en die weer opgevolgd door een taak van nog minder belang. De minder ‘belangrijke’ taken stellen we uit tot ‘later’. Maar dat ‘later’, laat vaak op zich wachten. En dat ‘later’ komt in de meeste gevallen nooit. Van uitstel komt afstel wordt gezegd en is in dit geval waarheid. We blijven zitten met een niet geklaarde ‘to do’ lijst met daarbij het overheersende gevoel te hebben gefaald.

Wij van Bonque hebben dit proces geanalyseerd aan de hand van de ervaringen van onze brede poel van kandidaten. Wij hebben onderzocht wat nodig is om productief te werken onder een enorme werklast.

1. Prioriteiten stellen, is dat alles?

Zoals gezegd het antwoord dat vaak wordt gegeven op het goed kunnen omgaan met werkdruk is het stellen van prioriteiten. Maar wat we zien is dat het stellen van prioriteiten alleen, geen oplossing biedt. Einstein zei eens: ‘Je kunt een probleem niet oplossen op hetzelfde niveau waarop het is gecreëerd.’ Een drukke agenda doorlopen, met meerdere taken die dienen te worden opgelost, vergt meer dan het opstellen van een lijstje waarbij je een volgorde aanbrengt in de grote hoeveelheid taken. Goed omgaan met meerdere taken tegelijk vereist een veel diepgaander proces. Een proces dat niet alleen wat vraagt van onze intelligente, maar ook van onze emotionele management. Daar kom ik later op terug.
Het probleem bij prioriteiten stellen is dat we ons gaan gedragen alsof alles onze tijd en aandacht verdiend. Op die manier begin je aan een strijd die je altijd verliest. Als alles onze tijd en aandacht verdiend komt er op een gegeven moment een punt dat je ‘workflow’ jouw capaciteiten als mens en werknemer te boven gaan. Op een gegeven moment kom je op een punt waarbij je moet erkennen dat de taken die je op je hebt genomen, niet op tijd afkomen. Dat punt, die erkenning, dat voelt als falen.

We houden ons bij deze manier van werken voor, dat zolang we maar hard genoeg werken we onze taken voltooien.
We pushen onszelf tot het uiterste en op die manier verwachten we dat we onze taken naar behoren en binnen de gestelde tijd uit kunnen voeren. Vaak komen we echter bedrogen uit.

2. Triage

Er bestaat een andere manier van aanpak. Ed Batista, hoogleraar aan de Stanford Graduate School of Business, is van mening dat het ultieme winnen schuilt in het bewerkstelligen van een to do lijst met alle werkelijk belangrijke taken afgestreept. Om Ed Batista te quoten: ‘..ultimate victory lies not in winning tactical battles but in winning the war: Not an empty inbox, but an inbox emptied of all truly important messages. Not a completed to-do list, but a list with all truly important items scratched off. Not the absence of a line at our door, but a line with no truly important people remaining in it.’ Dit proces kan worden uitgelegd als ‘triage’. Het begrip triage ontlenen we aan de medische wereld. ‘The process of sorting patients according to urgency of illness or injury, in order to ascertain which order to treat them in.’ Het proces van triage prikkelt ons om taken die niet belangrijk zijn en onze aandacht niet verdienen, actief te negeren. Dit actief negeren klinkt gemakkelijk, maar dat is het niet. Het eerste knelpunt waar je tegen aan loopt is het vaststellen van welke taken onze aandacht niet verdienen. Dit doe je door je minder te focussen op hulpmiddelen als ‘timemanagent’ of ‘productiviteit’. De focus verschuift van een tactische aanpak naar een meer strategische aanpak. Het gaat erom dat je in staat bent een lijst te maken waarbij je precies weet welke taken je aandacht verdienen en welke taken niet. Je hebt een streep getrokken, alles daarboven is belangrijk, alles daaronder niet. Ed Batista heeft het over: ‘..deciding where the cut-off point is and sticking to it.’

Het tweede knelpunt bij het ‘actief negeren’ is het emotionele aspect.Het emotionele aspect van triage is een belangrijk aspect. Triage is niet uitsluitend een cognitief proces. Het actief negeren van taken betekent nee zeggen. Nee zeggen tegen mensen, taken en doelstellingen genereert bepaalde emoties. Deze emoties hebben een grote invloed op onze keuzes en gedrag dat is hetgeen wat triage zo moeilijk maakt. Het opkomen van emoties is normaal en het heeft geen zin ze te onderdrukken. Het heeft wel zin te leren met emoties om te gaan. Vaak hebben we problemen met het herkennen van bepaalde emoties, problemen met het bepalen waar ze vandaan komen en geven we te veel gehoor aan onze emoties. Het gevaar daarvan is dat emoties onze keuzes op een negatieve manier beïnvloeden. Met als gevolg dat we daardoor niet de optimale keuzes maken. Nee zeggen is iets waar we niet comfortabel mee zijn en ver uit onze comfortzone ligt.
Om Ed Batista te quoten: ‘There’s a fine line between effective triage and being an asshole, and many of us are so worried about crossing that line that we don’t even get close.’ De vraag is hoe we wel dienen om te gaan met onze emoties. Op een verantwoorde manier omgaan met onze emoties vereist een solide emotioneel management. Dit is essentieel bij triage. De meeste antwoorden voor een solide emotioneel management liggen in de neurowetenschap. Menig neurowetenschapper heeft zich over de vraag gebogen, waarom wij in sommige gevallen reageren zoals wij doen en keuzes maken zoals wij dat doen. De neurowetenschapper Antonio Damasio heeft dit al eens haarfijn uitgelegd. Hij stelt het volgende; ‘emotions can undermine effective decision-making by creating an overriding bias against objective facts or even by interfering with support mechanisms of decision-making such as working memory. De vooraanstaande neurowetenschappers Richard J. Davidson en Sharon Begley hebben zich gebogen over het feit waarom onze emoties onze rationele denkpatronen overstemmen. In hun boek ‘The Emotional Life of Your Brain (Nederlandse titel: ‘Jouw brein, mijn brein’.) richten zij zich op het feit dat ieder persoon een eigen, unieke, emotionele stijl heeft. Denk aan een unieke sociale intuïtie, zelfbewustzijn, gevoel voor context en aandachtsniveau. Vanuit die optiek reageert een ieder op een andere manier op bijvoorbeeld tegenslagen. Dit bovenstaande is een belangrijk uitgangspunt om te snappen waarom bij velen van ons, emoties opkomen zoals zij doen.

2.1. Priming

Als eerste stap, voorafgaand aan het werken aan een solide emotioneel management en het uitvoeren van triage zelf, kan priming worden gezien. Priming helpt je om je hersenen ‘weerbaar’ te maken. Daarvoor verwijs ik naar het boek van Linda Graham, Bouncing Back. In het hoofdstuk ‘Developing Somatic Intelligence’ beschrijft zij de stappen die je kunt nemen voor het creëren van weerbaarheid. Om Graham te quoten: ‘Priming simply means preparing the brain to feel a certain emotion or physiological state that could be adaptive in an anticipated situation.’ Linda Graham noemt 3 stappen die je kunt nemen om je hersenen weerbaar te maken en wat zij beschrijft als priming;

  1. begin each day with some form of loving, phsical connection – hug someone, even ourselves; 
  2. also begin each day by recalling a memory or a hoped-for future experience that evokes a sense of well-being; 
  3. train ourselves to recognize when we’re agitated and have lost our equanimity, and then take a moment to breathe, feel our heart beating, and calm ourselves before proceeding.


2.2. Emotioneel management

Een solide emotioneel management vergt wat meer van jezelf. Dit is een proces dat tijd kost. Er zijn een aantal stappen die je kunt doorlopen voor een verbeterd emotioneel management. Onder andere Ed Batista heeft deze stappen in zijn blogpost (‘The most productive people know who to ingore’) genoemd. Deze stappen zullen hieronder worden besproken.

2.2.1.Het scheppen van een ander verwachtingspatroon

‘Adjust our mental models to reflect emotions’ importance and the role they play in rational thought and decision-making. Our beliefs shape our experience.’
De verwachtingspatronen die wij hebben scheppen onze realiteit. Maar vaak zijn de verwachtingspatronen die wij hebben, gebaseerd op andermans ervaringen of verkeerde informatie. En zo genereren zij emoties, op basis van misinformatie, die onze beslissingen op een negatieve manier beïnvloeden. Een schrijnend voorbeeld over hoe een verwachtingspatroon werkt valt te halen uit een Amerikaans nieuwsbericht over een familie die verdwaald raakte in een maïsveld. De familie beschouwde het maïsveld als een doolhof. Het gewas, dat tot ver boven hun reikte, zagen zij als muren. Met die perceptie, gewas als muren, waagden zij er niet aan om door het gewas, een stukje van slechts enkele meters, richting de ‘uitgang’ te lopen. Het verwachtingspatroon was in deze; gewas zijn muren, muren zijn ondoordringbaar en we kunnen enkel gebeende paden volgen. Dit is een klassiek voorbeeld van hoe een verwachtingspatroon de wereld om ons heen schept.
Wat we van onze verwachtingspatronen moeten begrijpen is dat zij een mechanisme zijn ter bescherming en zij voornamelijk voortkomen uit onze eigen ervaringen en ervaringen van anderen. Verwachtingspatronen geschetst door de ‘grote groep’, worden onze verwachtingspatronen. Zien we een berg, dan weten we zonder ooit een berg te hebben beklommen, dat als we er van af vallen, die val wel eens dodelijk zou kunnen zijn. Verwachtingspatronen zijn een overlevingsmechanisme. De andere kant van de medaille is dat verwachtingspatronen ons weerhouden van het doen van nieuwe dingen. Zij vormen barrières. Zij houden ons in een bepaalde comfortzone. Zo zullen velen van ons, wanneer we denken aan een goed functionerend werknemer, de verwachtingspatroon hebben dat een goede werknemer zelden nee zegt, zoveel mogelijk taken en verantwoordelijkheid op zich neemt, voor iedereen beschikbaar is en alles binnen gestelde tijd afrond. Het verwachtingspatroon zal verder zijn, dat zodra wij niet zoveel mogelijk taken op ons nemen, of wanneer we nee zeggen tegen collega’s dan wel een leidinggevende, diegenen ons zien als een ‘slechte’ werknemer. Dit hiervoor beschreven verwachtingspatroon genereert emoties als angst of bezwaardheid. En zo zijn we geneigd een taak te accepteren terwijl dit niet had gehoeven.
Concluderend, voor een solide emotioneel management is vereist dat je je bewust bent van je verwachtingspatronen en van het feit dat zij niet altijd kloppen. Zo kunnen we bij beslissingen op de werkvloer een meer optimale keuze maken.

2.2.2. Goed zorgen voor je lichaam

Een tweede pijler in een solide emotioneel management is het goed zorgen voor je lichaam. Het is wetenschappelijk bewezen dat regelmatig bewegen, een goede nachtrust, onze capaciteit om emoties te herkennen en te reguleren verbeteren. Met als uitkomst een verbeterd emotioneel management, het solide uitvoeren van triage en het verworden in een productieve werknemer.

2.2.3. Mindfulness

‘Engage in some form of mindfulness routine. Meditation, journaling and other reflective practices enhance our ability to direct our thoughts, helping us sense emotion more acutely, and provide a new perspective on our experiences, helping us make sense of those emotions.’ Onlangs verricht wetenschappelijk onderzoek heeft uitgemaakt dat hersenactiviteit, als gevolg van meditatie, in het creatieve deel van onze hersenen toeneemt. We worden er creatiever van en onze korte termijn geheugen wordt er beter van. Op een meer esoterisch niveau maakt meditatie ons meer bewust van het hier en nu. Dit bewustzijn vergroot de capaciteit onze emoties waar te nemen en verkleint de mate waarmee wij ons identificeren met emoties. Beslissingen die wij nemen op de werkvloer zijn dan minder onderworpen aan onze emoties. Een goed voorbeeld is; ‘ik ben boos’ ten opzichte van ‘ik voel me boos.’ Bij het eerste identificeer je je met boosheid. Dat bewerkstelligt dat je op dat moment alleen maar in staat bent om boos te zijn. Het beïnvloedt alle keuzes die je op dat moment maakt. Bij het tweede identificeer je je niet met boosheid. Je bent dan in staat om keuzes te maken op een meer rationeel denkniveau, ondanks boosheid. Op de werkvloer betekent dit uiteraard dat je veel efficiëntere keuzes kan maken.
Boeken zoals ‘de Kracht van het Nu’ van Eckhart Tolle, of ‘de Bridgeman methode’ van Robert Bridgeman bevatten zeer nuttige oefeningen ter meditatie. Wellicht voor sommigen wat zweverig, maar esoterische wijsheid is een niet te onderschatten wijsheid. Het is niet voor niets dat bijvoorbeeld het bedrijf Google meditatie programma’s voor haar werknemers heeft.

2.2.4. Het uitbreiden van onze emotionele vocabulaire

‘Expand our emotional vocabulary – literally. Having a wider range of words to describe what we’re feeling not only helps us communicate better with others, but also helps us to more accurately understand ourselves.’Dit is onder andere een proces bij cognitieve gedragstherapie. Zo vindt je in het boekje van de Dummies-reeks; ‘Cognitieve gedragstherapie voor dummies’ vele, toegankelijke, oefeningen waarbij je traint om bepaalde emoties te herkennen en te analyseren. Dit is uiteraard zeer nuttig. En zal je proces van triage enorm helpen.

2.3. Conclusie

We hebben gezien dat ter verbetering van onze productiviteit het stellen van prioriteiten alleen, niet genoeg is. Er is meer voor nodig. Dat proces kan worden genoemd als triage. Triage begint met het creëren van een cut-off pont. Het beslissen welke taken onze aandacht verdienen en welke taken niet. Dit actief negeren van taken, moeten wij doen wanneer onze reserves, onze mentale en emotionele controle op het hoogst zijn. Uiteindelijk vergroot triage de productiviteit.

 

Terug naar overzicht
 
 
Terug naar overzicht

Heb je nog vragen?

Je kunt ons bellen
Telefoon:
020 - 5300500
... of we bellen jou
of je mailt ons